“PR, dat is 60% rapporteren en 40% van de tijd effectief iets doen”, hoorde ik onlangs iemand zeggen tijdens een meeting. Die man had nog gelijk ook. Want heel wat pr-bureaus durven er nogal een loopje mee nemen. Hieronder vind je enkele tips om het veel beter te doen.

Vermijd bandwerk

Eerst wat algemeen advies om de rapportering naar beneden te brengen: de activiteiten van je pr-bureau moeten resultaatgericht zijn. Het klinkt als die open deur, maar dat is het niet. Heel veel bureaus worden verplicht tot bandwerk: vertaal of schrijf een persbericht, stuur het breed uit en bel na. Doe hetzelfde met uitnodigingen voor persinterviews, persconferenties, enzovoort.

Zo kreeg ik eens een rapport van een ander pr-bureau onder ogen waarin ik las dat iemand 42 journalisten had nagebeld, waarvan er 41 niet wensten in te gaan op een interviewvoorstel. Heel mooi gerapporteerd, maar echt efficiënt gewerkt. Verstandiger is om in zulke gevallen de twee of drie meest relevante journalisten te bellen en als de mayonaise niet pakt, de hele actie stop te zetten. (Nog verstandiger is om geen persberichten of uitnodigingen uit te sturen die toch geen effect zullen hebben. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Perscommunicatie is geen exacte wetenschap. Soms is het raak en soms is het mis. Daar ontsnapt zelfs de meest ervaren pr-specialist niet aan.)

Concrete tips

Kortom, laat je vraag naar eventueel bandwerk maar varen en ga voor een persoonlijke aanpak. Dat maakt je relatie met de journalisten beter en verdubbelt de efficiëntie. Concreet kun je onder andere het volgende doen:

• Halveer de huidige rapportering (dat lukt altijd)
• Laat niet nabellen op uitgestuurde persberichten (journalisten háten dat trouwens).
• Analyseer welk type persberichten niet veel opbrengen (daarna: halveren).
• Werk met alle alternatieven voor persberichten en -conferenties.
• Halveer de lengte van minder belangrijke persberichten.
• Reageer zeer snel op aanvragen van journalisten.
• Stuur alleen berichten naar mensen en publicaties die je kent.
• Stuur uitnodigingen zo persoonlijk mogelijk in aangepaste versies.