We zien het nog vaak gebeuren: bedrijven die één perslijst hebben waar ze al hun nieuws naartoe sturen. Vaak worden die lijsten nauwelijks up-to-date gehouden. Dat lijkt allemaal heel goedkoop, maar eigenlijk daalt het rendement van je perscommunicatie op die manier. Je persberichten, waar je flink wat tijd in hebt gestoken om ze goed te krijgen, komen zo namelijk terecht bij veel journalisten die er niets mee kunnen doen (het is niet omdat ze ooit over een van je projecten hebben geschreven dat ze ook geïnteresseerd zijn in je nieuwe directeur), of bij journalisten die al lang elders werken, of met pensioen zijn. Bovendien bereik je geen journalisten die er intussen bij gekomen zijn of die bijvoorbeeld gespecialiseerd zijn in de sector waarin je nieuwe klant actief is.

CRM in plaats van Excel

Probeer daarom Excel-lijsten te vermijden, maar stop alle perscontacten in een CRM-systeem, een dynamische database waarin je bijvoorbeeld ook de historiek van je contacten kunt bijhouden. Aan journalisten kan je dan ook zogenaamde domeinen toekennen, zoals Auto’s & motoren, Bouw, HR, ICT, Jongeren, enzovoort, soms opgesplitst in subdomeinen.

Een aparte perslijst voor elk persbericht

Voor elk persbericht of elke uitnodiging bepalen we de eigenschappen waaraan de beoogde journalisten moeten beantwoorden, zoals bijvoorbeeld hun taal, hun functie, de domeinen waarin ze actief moeten zijn, enzovoort. Daardoor vallen we geen (of toch zo weinig mogelijk) journalisten lastig met nieuws waar ze niet in geïnteresseerd zijn en ontbreken er in de verzendlijst ook geen namen van journalisten waar je niet meteen aan zou denken, maar toch van belang kunnen zijn.