Wat met Twitter tijdens mijn evenement? Twitter is het medium bij uitstek om tijdens een evenement snel even een vraag of een opmerking te delen. Mensen scharen zich meer en meer achter een hashtag om iets samen te beleven. Zorg er wel voor dat je vanaf de eerste vermelding de touwtjes in handen neemt. Twitter als een second screen voor je event gebruiken is ook een puik idee als je er de tijd voor neemt op cruciale momenten.

Hou eventueel rekening met de volgende tips:

Vóór het evenement

• De keuze van een duidelijke, korte hashtag is erg belangrijk. Controleer op voorhand of die nog niet in gebruik is. De naam van je evenement volstaat in de meeste gevallen, zij het wellicht afgekort. Voorzie voldoende affichering op het event zelf om de hashtag onder de aandacht te brengen en begin deze ruim op voorhand consequent te gebruiken. (Vroeger was het de gewoonte om ook het jaartal te vermelden, maar bij jaarlijkse evenementen kijken mensen graag terug of gebruiken een vertrouwde hashtag. Twitter vermeldt zelf de datum bij elke tweet, een jaartal is dus overbodig.)
• Een evenement kondig je niet aan door tot vervelens toe datum, plaats en titel te tweeten met vele uitroeptekens. Stel een planning op over hoe je achtereenvolgens een teaser uitstuurt, interesse opwekt, een ‘save the date’ opstelt, mensen persoonlijk uitnodigt en een algemene oproep lanceert. Werk met een stappenplan en zorg dat je niet in herhaling valt.
• Spendeer ook wat tijd aan het zoeken of maken van opvallende visuals. Laat ruimte voor humor en ironie. Als je een interactieve groep volgers hebt, roep deze dan ook op om je te helpen bij de verspreiding.
• Neem de tijd om op voorhand de doelgroep van je evenement op te zoeken op Twitter. Wie zou je graag zien opduiken? Volg die persoon, retweet of geef een favorite, zonder te spammen. Hij of zij zal naar jouw profiel komen kijken en beslissen of het voldoende aanspreekt.
• Informeer alle medewerkers op voorhand en vraag hen ook om hun persoonlijke account in te zetten. Mail hen bijvoorbeeld een lijst met mogelijke tweets die ze naar believen kunnen aanpassen en gebruiken, spoor hen aan om mee de conversatie aan te gaan.
• Vergeet zeker niet om een lijst aan te maken. Daaraan voeg je tweeps toe die aangegeven hebben te zullen komen of interesse hebben. Zo zien zij ook wie er (ook) aanwezig zal zijn.
• Wees geen spammer. Stuur niet enkel tweets uit, maar volg ook op. Ga dagelijks kijken of er antwoorden of vragen kwamen en beantwoordt die. Twitter houdt niet van eenrichtingsverkeer.

Tijdens het evenement

• Denk er op voorhand aan om op alle drukwerk dat je op het event zult gebruiken de hashtag te vermelden. Maak gebruik van alle mogelijke schermen en borden en palm een hoekje in op elke powerpointslide.
• Breng de discussie mee op gang door interessante citaten te tweeten (mits een goede voorbereiding kun je die soms al op voorhand klaarzetten) en te antwoorden op vragen en opmerkingen.
• Hou de hashtag voortdurend in de gaten en spreek op voorhand af wie waarop zal reageren.
• Ga er niet van uit dat twitteren voor iedereen een automatisme is, nodig uitdrukkelijk uit om te tweeten, breng het onder de aandacht.
• Geef tijdens je presentatie enkele korte, gebalde kernboodschappen mee in gepast formaat, zodat aanwezigen deze makkelijk kunnen overnemen. Dit zijn zogenaamde ‘tweetable thoughts’.
• Als je een Q&A wil organiseren, kun je de aanwezigen verzoeken om hun vragen alvast te tweeten. De meest interessante vragen worden achteraf beantwoord.
• Een Twitter Wall is nuttig, maar niet tijdens de presentatie zelf. Het leidt de aandacht af en kan aanzetten tot sabotage.
• Op andere momenten en plaatsen tijdens je evenement zijn Twitter Walls wel aan te raden. Ze laten mensen zonder smartphone toe om de online discussie te volgen en wakkeren de conversatie en interactie aan. Er bestaan Twitter Walls die je tijdens het event zelf kunt modereren. Dit laat je toe om boeiende tweets uit te lichten en negatieve te negeren.

Na het evenement

• Blijf vooral goed opvolgen. Neem deel aan de discussie omtrent je evenement, ook achteraf. Blijf het gebruik van de hashtag in het oog houden en beantwoordt eventuele vragen. Promoot de twitterlijst die je maakte en bedank mensen persoonlijk voor hun participatie.
• Deel alle interessante fotostreams, presentaties en filmpjes via Twitter. Maak hiervoor een hapklare Storify aan met een overzicht van het event.

Heb je zelf nog tips of ben je het niet eens met de onze? Laat het weten in de comments! Of via Twitter, natuurlijk.